A gestão de projetos é uma atividade desafiadora, mas essencial para que o trabalho remoto funcione.
A distância entre as pessoas pode ser um desafio para gestores de projeto. Como reação, recorrem às reuniões massivas, mensagens incessantes no Whatsapp e enviam e-mails inquietantes.
Nesse cenário, o time não sabe se fica ou se corre, enquanto a produtividade despenca, e o cansaço por excesso de comunicação e gerenciamento aumenta.
É por esses motivos que a gestão de projetos tem um papel fundamental e uma maneira própria de trabalhar, com olhar atento para estratégia, tática e fluxos de comunicação.
Continue a leitura e entenda como funciona a gestão de projetos no trabalho remoto.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é a atividade de traçar a linha estratégica, tática e fluxos de comunicação da equipe.
É a área especializada em estruturar o processo de trabalho, com vistas para os recursos disponíveis, a natureza das atividades e trabalho final, os prazos necessários e funções envolvidas na conclusão do projeto.
A gestão de projetos não define como o trabalho vai ser feito, mas em qual direção ele caminhará.
Para que serve a gestão de projetos no trabalho remoto?
A gestão de projetos atua como uma bússola para direcionar as pessoas da equipe, organizar os fluxos de trabalho e garantir que as entregas sejam feitas dentro dos prazos estipulados.
A pessoa gestora de projeto no remoto deve:
- Motivar a equipe para manter a produtividade em alta;
- Tornar os processos mais enxutos para ganhar agilidade e eficiência;
- Estabelecer fluxos de trabalho que sejam coerentes com a equipe e os prazos dos projetos.
10 Passos para fazer gestão de projetos à distância
Para garantir uma gestão de projetos à distância com o olhar que o remoto precisa, elencamos dez passos que você precisa seguir:
1. Avalie resultados e não horas trabalhadas
A ideia de que a jornada de trabalho é o que conta é própria da cultura do presencial: a impressão equivocada de que o tempo gasto no escritório é o que importa.
Mas no trabalho remoto, os resultados importam mais do que horas.
Se a equipe entregou as tarefas prioritárias e atingiu os resultados esperados, não importa se ela fez isso em 40 ou 30 horas.
A lógica é que cada pessoa passa a gerenciar o próprio tempo e se pautar pelas entregas, não pela quantidade de horas em frente ao computador.
2. Dê autonomia para a equipe
O trabalho remoto é sobre flexibilidade, uso inteligente do tempo e produtividade sem excessos.
Para que a equipe viva isso, dar autonomia é fundamental.
A gestão de projetos no remoto deve ser livre de microgerenciamento. Ela funciona com base na confiança, no comprometimento e autonomia da equipe.
Menos vigilância e mais confiança.
3. Crie rotinas de alinhamento
Ter autonomia não significa desorganização ou cada um ir para um lugar isolado.
Para evitar a desorganização, é essencial criar rotinas de alinhamento com a equipe.
A gestão de projetos entra aí. É o gestor que define os objetivos, quais atividades priorizar, os prazos e equipes envolvidas.
4. Priorize a comunicação assíncrona
Preencher o tempo com mensagens no WhatsApp e “cutucões” virtuais frequentes é querer salgar a água do mar. O imediatismo, além de tomar o tempo da equipe, provoca desgaste.
A solução está na comunicação assíncrona através de ferramentas como Basecamp ou Notion - que oferecem uma estrutura de organização das atividades.
Com essa medida, a produtividade aumenta, já que as principais informações estão organizadas, logo as interrupções são menores.
5. Use reuniões apenas como último recurso
O lema é: reuniões para fazer o trabalho e não para falar do trabalho.
Como as equipes precisam e devem ter autonomia, utilize as reuniões como último recurso.
Outros canais, como a ferramenta de comunicação assíncrona, muitas vezes solucionam praticamente todas as demandas e necessidades encontradas durante o trabalho.
6. Tenha processos claros
Os processos de trabalho precisam ficar claros na gestão de projetos.
A falta de processos gera perda de tempo, falta de alinhamento e desorganização nas entregas.
Aqui no Officeless, utilizamos o modelo framework. Ou seja, dividir o objetivo final em etapas e conquistas menores.
Esse processo faz parte da nossa cultura, porque a sensação de progresso é maior, assim como a motivação da equipe. Fica a dica!
7. Implemente um escritório na nuvem
A gestão de projetos no trabalho remoto precisa imergir na cultura do remote first. Migrar para o remoto, mas manter as tomadas de decisões no presencial, não funciona.
Portanto, é essencial implementar um escritório na nuvem para que as pessoas possam acessar a qualquer momento, de qualquer lugar, todas as informações que precisam
8. Adote ferramentas que facilitam a rotina
A gestão de projetos se beneficia da comunicação assíncrona.
Para isso, adotar ferramentas virtuais é fundamental para facilitar a rotina, para contribuir com a autonomia da equipe e permitir que cada um trabalhe com a flexibilidade que o remoto proporciona.
Existem diversas ferramentas que permitem um trabalho remoto mais fluido, como Basecamp, Google Drive, Notion e Trello, entre outras.
9. Saiba priorizar o que precisa ser realizado
A gestão de projetos no remoto também precisa saber reconhecer as tarefas prioritárias em função do objetivo desejado.
Isso também significa entender que produtividade não é sobre carga horária, mas resultados alcançados.
Nesse sentido, o gestor de projetos é um filtro que refina o trabalho da equipe, tornando-a mais produtiva e eficiente, sem sufocá-la.
10. Não se esqueça de definir objetivos de curto prazo
Fragmentar tarefas é uma estratégia eficiente e muito recomendada para gestão de projetos.
Se a equipe mentalizar apenas as metas do ano, tudo vai parecer muito distante, pesado e enorme.
Mas se o gestor destrinchar esse objetivo em degraus para a equipe subir pouco a pouco, semana a semana, mês a mês, o time viverá sempre a sensação de progresso.
Ficará mais motivado e sofrerá menos com ansiedade e desgastes.
Considere, portanto, implementar esse sistema de framework durante a gestão de projetos em sua equipe.
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