7 Passos simples para planejar a semana e ter uma rotina mais produtiva no trabalho remoto

Planejar a semana não é mentalizar ou contar nos dedos o que deve ser feito até a sexta-feira.

Deixar a checklist apenas na imaginação, sem definir prioridades e listar em uma plataforma de gestão, prejudica a produtividade no trabalho remoto.

Por outro lado, quando o planejamento é feito da maneira adequada, é possível encurtar o trajeto até o resultado esperado e promover uma rotina flexível com menos ansiedade.

Quer saber como planejar a semana e garantir que todas as tarefas sejam cumpridas? Siga com a gente e descubra!

Por que você deveria sempre planejar a semana?

Planejar a semana é o primeiro passo para gerenciar melhor o tempo e promover qualidade de vida, com equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. 

O principal benefício é ter uma previsibilidade de como será a semana e entender quais são as tarefas prioritárias que devem ser realizadas a cada dia. 

Na prática, esse  hábito ajuda a aumentar a produtividade, evita a ansiedade e gera mais clareza e organização.

3 Perguntas essenciais para planejar a semana com sucesso

Planejar não é só listar o que fazer ou não fazer. 

O planejamento é um método estratégico de administração do tempo, do trabalho e, inclusive, da vida.

Portanto, algumas perguntas são essenciais  para garantir um planejamento eficiente. Elencamos 3 delas, conheça:

Onde queremos chegar no final da semana?

Imagine chegar no final da semana com a lista de tarefas zerada. Sensacional, não é mesmo?

Mas para levantar as paredes de uma casa, antes é preciso o alicerce.

O alicerce da produtividade é o planejamento que olha não apenas para o resultado final, mas também para as metas de curto prazo.

Caso contrário, a ansiedade e a sensação de não ter caminhado podem bater à porta na sexta-feira.

Por isso, fragmente seus projetos nas atividades que devem ser realizadas a cada semana. Acredite: a sensação de progresso vai ser muito maior!

Porém, muito cuidado com aquela voz interna que diz assim: "vou fazer o que é mais fácil primeiro".

Organizar a semana não é apenas focar em atividades desejáveis e prazerosas e deixar as tarefas importantes para depois, muito pelo contrário. 

Veja aqui algumas dicas para evitar a procrastinação.

2. Quais são as ações para isso acontecer?

Depois de traçar seus objetivos de curto prazo para o final da semana, o próximo passo é elencar quais ações são necessárias para que isso aconteça. 

Essa é a etapa em que você mapeia todo o workflow semanal, com as tarefas críticas para realizá-lo e para alcançar os resultados esperados até o final da semana.

Mas, lembre-se: produtividade não é fazer o máximo de tarefas, fazer no menor tempo, fazer tudo ou se ocupar o tempo todo. 

3. Como serão as nossas rotinas de alinhamento?

Trabalho remoto também é trabalhar em equipe. Portanto, o alinhamento continua sendo fundamental.

No planejamento semanal, tenha um momento específico para alinhar os processos e demandas com o time.

Uma boa prática é compartilhar o seu planejamento com a equipe e definir uma hora conveniente para todos se reunirem para o alinhamento.

Ps: alinhamento não é necessariamente uma reunião. Ele pode ser, por exemplo, um bloco de hora do seu dia para responder às mensagens deixadas na ferramenta de comunicação assíncrona utilizada pela equipe.

7 Passos simples para planejar a semana no trabalho remoto

Para deixar a organização do seu planejamento semanal ainda mais simples, listamos 7 passos indispensáveis. Confira.

1. Faça um checklist das atividades

É sempre mais fácil chegar a um destino se você souber o trajeto. Esse é o papel principal da checklist com as tarefas semanais.

Contudo, não basta preencher a checklist com inúmeras demandas. Afinal, ser produtivo não significa estar sempre ocupado.

Por isso, analise, defina e diferencie as tarefas importantes das tarefas urgentes.

Essa simples medida poupará tempo e tornará o trabalho mais produtivo e fluido.

2. Defina no máximo 3 prioridades por dia

Um bom planejamento contribui para que a realização de tarefas essenciais a cada dia garanta o resultado desejado lá na frente.

Um dos motivos do desgaste e frustração dos times é trabalhar com os olhos somente no objetivo final. 

Mas se a pessoa gestora fragmentar esse resultado em tarefas de curto, médio e longo prazo, a sensação de progresso será constante.

Por isso, elencar 3 prioridades por dia é mais do que suficiente para ter uma semana muito produtiva e menos desgastante por imediatismos.

3. Saiba diferenciar o que é urgente do importante

Responder a uma mensagem na ferramenta de comunicação assíncrona da equipe com certeza é importante. Porém, não é urgente.

Essa diferenciação entre urgente e importante tem um resultado direto na praticidade e facilidade de concluir tarefas críticas. 

Caso contrário, as mensagens pipocando no celular formam um labirinto na rotina. 

Saber deixar em segundo plano tarefas que podem esperar é fundamental para obter resultados desejados mais rápido e com menos esforço.

4. Conheça as metas a serem alcançadas

Para alinhar as tarefas críticas é indispensável conhecer as metas: se é um número específico de vendas, a produção e publicação mensal de conteúdos ou a programação e estruturação de uma página, por exemplo.

Portanto, alinhe com a equipe quais são as metas e prazos de cada projeto. 

As metas funcionam como um norte em direção ao que o time deve explorar, ou seja, os trajetos possíveis para alcançá-las.

5. Monitore os progressos através do Kanban

Um bom planejamento também conta com um bom método de gestão. Esse é o caso do Método Kanban.

Ele é uma ferramenta de administração para monitorar o progresso do trabalho. 

Dividido em três colunas principais — fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done) — o Método Kanban permite uma visão panorâmica do que precisa ser feito, do que está sendo feito e do que já foi concluído.

Essa visibilidade não só mostra o andamento do trabalho, como permite que a equipe se autogerencie e evite assim mensagens corriqueiras sobre em que pé está uma tarefa específica.

6. Use ferramentas de gestão de tarefas

O planejamento semanal não deve ser mental, muito menos ficar somente no papel. 

Hoje, existem diversas ferramentas disponíveis gratuitamente que ajudam  a planejar a semana e fazer gestão de projetos de maneira intuitiva, visual e prática.

Algumas dessas ferramentas, gratuitas e disponíveis online, são: ClickUp, Basecamp, Notion, Trello e Google Agenda. 

7. Deixe espaço na agenda para descansar

O planejamento não é apenas sobre o trabalho, é sobre a vida também. 

Por isso, ele deve conter espaços para lazer, descanso, pausa, academia, sono e assim por diante.

Planejar a semana bem é pensar sob duas óticas: 

1. É o trabalho que deve se encaixar na vida, e não o contrário;
2. Estar com o status ocupado não é sinônimo de produtividade.

Ao planejar a semana com esses 7 passos simples e potentes, você garante mais progresso e menos ansiedade na rotina. Bora testar?

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