O Método Kanban é um recurso de gestão de tarefas e projetos capaz de aumentar a produtividade da equipe remota.
É devido ao sucesso dessa ferramenta que ela se tornou bastante conhecida.
No entanto, a sua forma tradicional consiste em uma tabela ou colunas de post-its em um mural físico, ou seja, no escritório.
Porém, quando o assunto é o trabalho remoto e a produção com equipes distribuídas, o último lugar em que o Kanban deve estar é no escritório físico.
Neste artigo, você vai entender o que é o Método Kanban, como funciona na prática, vantagens e ferramentas para aplicá-lo no trabalho remoto. Acompanhe.
O que é método Kanban
O Método Kanban é uma ferramenta de administração, gestão e acompanhamento da realização de projetos.
O Kanban funciona como um quadro que torna visual as tarefas:
- necessárias
- disponíveis
- sendo feitas
- e feitas
Assim, tanto a gestão quanto o time conseguem acompanhar o processo de trabalho e visualizar o planejamento de uma forma simples e panorâmica.
Como usar o método Kanban na prática
O Método Kanban contribui para que o time acesse o planejamento e as informações necessárias de qualquer lugar.
O primeiro passo para aplicar é escolher com qual ferramenta trabalhar. Existem várias disponíveis online e falaremos sobre as principais adiante.
Em seguida, você precisa subir para o Kanban as tarefas prioritárias com todas as informações fundamentais para a realização (briefing) e selecionar qual squad ou profissional ficará responsável por cada uma delas.
Ao fazer isso, as pessoas envolvidas em cada atividade ou projeto podem visualizar com facilidade o quê e como precisa ser feito, linkar no post-it da atividade os documentos e vincular o canal de comunicação para discussão da tarefa.
O Kanban digital cria uma visão panorâmica de tudo que está ocorrendo na empresa, cada movimento, tempo, percurso e realizações da equipe.
É como se a gestão e as lideranças vissem todo o escritório de camarote, mas online e de forma assíncrona.
Etapas do método Kanban
O próximo passo é criar em colunas cada etapa do processo de produção, por exemplo: a fazer, fazendo e feito.
Cada etapa sinaliza o que é prioridade para o trabalho e como está o andamento das tarefas.
Feito isso, as pessoas responsáveis poderão verificar o que deve ser feito e, conforme o trabalho avança, elas mesmas poderão deslocar as atividades coluna por coluna.
Backlog (etapa opcional)
Backlog é a etapa de concepção, debate e decisão de tarefas. Nem sempre ela é necessária, pois depende de quais pessoas estão envolvidas nesse processo.
É a etapa que precede a priorização e transferência para o time responsável pela realização.
To do (a fazer)
A primeira etapa obrigatória é o to do (a fazer). Nela, as tarefas são adicionadas em post-its com informações do briefing.
Em cada cartão é necessário acrescentar todas as informações essenciais para a realização adequada da demanda, inclusive qual time ou pessoa deve atendê-la — você pode apontar isso no projeto ou post-it da tarefa.
Doing (fazendo)
Assim que o time inicia o atendimento de uma demanda, ela entra em doing (fazendo).
É a etapa que mostra o que cada time está fazendo naquele momento. Nessa etapa também é possível visualizar os processos e decisões do time para o êxito da atividade.
Done (feito)
Assim que a atividade é concluída, ela passa para a etapa done (feito).
A equipe então passa para a próxima atividade, recomeçando o ciclo, enquanto a gestão avalia a conclusão e encaminha para o próximo time.
Nos post-its da tarefa done, o time pode deixar o material feito, link ou informações e documentos pedidos para facilitar o acesso dos demais.
Vantagem do método Kanban na gestão de projetos
A principal vantagem do Método Kanban é a visão e acompanhamento panorâmico de tudo que precisa ser, está sendo e foi feito pelos times.
Esse método acelera e torna mais eficiente os circuitos de comunicação e produção das demandas.
Também permite a visualização do andamento de tudo que está ocorrendo na empresa sem precisar fazer microgerenciamento e interromper as pessoas durante o trabalho.
Ferramentas para utilizar o método Kanban
O Método Kanban pode ser pouco efetivo se a lei do remote first não for respeitada.
Não adianta aplicar o método numa agenda de papel, porque dessa forma as pessoas não conseguem acompanhar o processo.
Por isso, trazer o Kanban da empresa para as plataformas e ferramentas online é fundamental.
Isso permite que o time acesse todas as demandas e processo de trabalho em qualquer momento e de qualquer lugar.
Principais ferramentas para aplicação do Kanban no trabalho remoto
Flow
A ferramenta Flow é interessante porque permite que sejam criados cartões por projetos. Em cada cartão, entram as atividades internas envolvidas em cada projeto.
Ela dispõe de uma linha do tempo para acompanhar o andamento e fases da realização das atividades.
Permite que, ao iniciar o dia de trabalho, cada pessoa verifique as notificações específicas para ela. Isso facilita saber onde ele é necessário, sem exigir interromper o fluxo dos demais colegas.
Além, é claro, das etapas tradicionais do Método Kanban.
Trello
Trello é uma ferramenta online que funciona como um grande mural. Nele o gestor pode disponibilizar os briefings de atividades por time e criar as etapas do Método Kanban.
O Trello funciona com base em cartões que permitem a inclusão de todas as informações das tarefas, como:
- tags
- membros
- arquivos e anexos
- prazos
Notion
No Notion, o gestor pode criar páginas por projetos e adicionar os responsáveis por cada um.
Em cada página, é possível adicionar listas, tabelas, informações do briefing e as etapas do Método Kanban.
No Officeless usamos muito o Notion para organização e criação de playbooks e tarefas.
Asana
Asana é também uma ferramenta de gestão de projetos online. Ela permite integrar todos os projetos em uma conta e geri-los de maneira assíncrona, remota e efetiva.
Um ponto interessante é que essas ferramentas de gestão automatizada permitem a sincronização com outras ferramentas, como o Google Docs, Slack, Google Agenda e outras plataformas essenciais para o trabalho remoto.
Agora que você já conhece o Método Kanban e sabe como ele pode ser aplicado no trabalho remoto, é hora de testar na sua rotina!
Para você que deseja se aprimorar na gestão e liderança de equipes a distância, preparamos um ebook sobre esse tema. É gratuito e basta um clique para você ter acesso.
Baixe o ebook gratuito Liderando equipes a distância agora mesmo.
