WhatsApp: o fenômeno da comunicação é a melhor alternativa para equipes distribuídas?

Quantas vezes você já disse para si mesmo que tinha encerrado o expediente de trabalho mas não conseguiu resistir a tentação de responder uma notificação no WhatsApp? Aliás, você já se perguntou quais foram as mudanças e desafios que foram criados a partir da cultura de mensagens instantâneas em um ambiente de trabalho distribuído? O tópico foi discussão de uma das últimas rodas de conversas do Officeless Talks e por aqui trouxemos os principais destaques desse papo para que você e sua equipe sejam capazes de utilizar a plataforma da melhor maneira (e sem sofrimentos!). 

1. O WhatsApp é uma ferramenta simples e poderosa

É incontestável que o WhatsApp é um dos principais meios de comunicação no Brasil atualmente. Essa é uma ferramenta que chegou para mexer com a indústria, popularizou as telecomunicações e quebrou barreiras de uso em diferentes gerações - crianças, jovens, adultos e até mesmos idosos. Todo mundo está lá. 

Sim, nós não podemos negar: o WhatsApp é incrível. Conecta as pessoas de uma maneira ágil e possibilita que as conversas aconteçam de uma maneira prática. Por outro lado, essa praticidade também é o que, muitas vezes, torna a comunicação caótica. 
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2. O desafio é conseguir se desligar

Uma pesquisa feita pelo Buffer mostrou que um dos três principais desafios do trabalho remoto (e, diga-se de passagem, da nova era em geral) é saber se desligar das atividades profissionais. Com a popularização do WhatsApp, por exemplo, está cada vez mais difícil dar limites para a comunicação profissional porque muitas empresas assumiram o canal como o meio oficial para ter discussões sobre projetos, delegar tarefas e acompanhar progressos. 

A possibilidade de estar em contato de qualquer lugar a qualquer momento fez com que se tornasse comum a prática de enviar mensagens fora do horário comercial. O assunto virou tão polêmico que já se tornou pauta judicial onde empresas são julgadas e exigidas a pagar hora extra para os seus colaboradores.

3. WhatsApp Business: uma saída para dialogar com o cliente
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É comum iniciar uma negociação comercial ou que o primeiro contato de um cliente com a sua empresa seja feito via WhatsApp e, acredite, está tudo bem. Como falamos, essa é uma ponte de contato rápida e está cada vez mais difícil encontrar alguém que esteja disposto a ligar para outra pessoa. 

Por outro lado, algumas empresas já perceberam que o seu uso deve ser limitado. Ou seja, funciona muito bem até certo momento. Quando é necessário envolver outras pessoas da equipe e realmente fazer o projeto acontecer, a ferramenta não é indicada para a gestão de projetos.

Como solução para relacionamento com o cliente, algumas organizações passaram a adotar o WhatsApp Business, uma versão que oferece outras funcionalidades. Essa é uma conta única em nome da empresa e não está vinculada a um perfil pessoal - o que acaba se tornando uma possibilidade para o tópico que falamos anteriormente e coloca uma barreira entre a vida pessoal e profissional do colaborador. 
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4. Por que WhatsApp e trabalho não combinam?

No trabalho remoto, o seu time é distribuído, mas a comunicação não pode ser dividida e descentralizada — é apenas síncrona ou assíncrona. E aqui está outra grande armadilha da ferramenta de comunicação: o WhatsApp foi criado para oferecer uma comunicação síncrona com mensagens instantâneas e isso por si só explica a ansiedade que uma mensagem de trabalho é capaz de causar fora do horário de expediente. 

Outras razões também explicam porque essa é uma alternativa ineficaz para gestão de projetos: 

• Ao longo de uma conversa em um grupo, por exemplo, nos deparamos com várias discussões acontecendo ao mesmo tempo, com pequenas mensagens divididas e muitas vezes sem contexto. É difícil ter uma visualização do todo e ficamos sem saber o que já foi resolvido ou não.
  

• Se alguém do time ou o cliente precisam aprovar algum material, a possibilidade de poder anexar um arquivo pode não ser o suficiente nesse caso. O WhatApp reduz a qualidade dos arquivos e, em vários momentos, considerações precisam ser feitas, discussões produtivas precisam acontecer e ter a capacidade de pesquisar esse arquivo juntamente com o que foi dito anteriormente sobre aquela versão é fundamental.
  

• Há expectativas de respostas instantâneas, o que invalida a ideia de comunicação assíncrona no trabalho remoto;
  
  
• No geral, não há cuidado o suficiente com a qualidade da escrita para entrega de informações (um dos princípios mais importantes do trabalho remoto). Em outros momentos as pessoas acabam enviando áudios desestruturados onde o cuidado e a interpretação ficam 100% terceirizados para o receptor da mensagem. 
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• Constantes interrupções;
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• Sensação de que está trabalhando o dia o todo e nunca consegue se desconectar;
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• Perda de foco com o recebimento de muitas mensagens.‍

5. Ferramentas de comunicação para times distribuídos‍

Para evitar desconfortos, notificações excessivas e conversas desencontradas como podem acontecer no WhatsApp, nós indicamos usar outras ferramentas que, além do chat, também permitem acompanhar toda a gestão do projeto. Por aqui, nós usamos o Basecamp porque acreditamos que a plataforma possui recursos que realmente fazem a diferença na forma como um time distribuído se comunica.

• É possível estruturar canais com tópicos de um projeto específico;
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• O time pode pesquisar facilmente um assunto ou arquivo enviado;
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• Acesso restrito a pessoas do seu time e sem intervenções de conversas pessoais;
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• Ninguém sabe o momento em que outra pessoa está online ou não, ou seja, só resta esperar que alguém responda você.

As práticas remotas exigem que a comunicação de um time seja centralizada em uma ferramenta de projetos adequada. Afinal, é neste espaço que deve ser possível tomar decisões importantes com todos do time, aprovar materiais em um espaço que fique documentado e também permitir fazer uma busca acessível quando necessário.

Se você ficou interessado (a) em saber mais sobre o assunto, aproveite para escutar o podcast #027 do Officeless Talks.