No ambiente remoto esse tipo de comunicação se dá, principalmente, por videoconferências. E com um simples framework de boas práticas, as suas videoconferências podem ser ainda melhores. Quer ver só?

Antes da Reunião

A preparação para uma reunião por videoconferência sempre começa antes de todos entrarem na “sala”. O primeiro passo é definir um objetivo claro para a reunião e, consequentemente, comunicar esse objetivo a todos os participantes junto com a convocação para participar.

O segundo passo é marcar o dia e um horário para a reunião acontecer. Importante: marque o evento em um calendário compartilhado para que todos lembrem e estejam preparados para o momento. Lembre-se de combinar qual será a ferramenta utilizada e de se certificar de que todos os envolvidos possuem ela instalada em seus computadores.

Durante a reunião

Comece com “Como você está se sentindo hoje?” Ou, se preferir, você também pode perguntar sobre qualquer outra coisa, como fazer uma referência ao último episódio de Westworld. Essas são perguntas guias, que duram cerca de cinco minutos, e são utilizadas como “check-in” para a videoconferência. É uma forma de humanizar o contato virtual e de proporcionar o tempo necessário para que todos estejam preparados para o início da reunião.

Foi dado o start. Agora é a hora de repassar a agenda do que vamos fazer e qual o objetivo resumido de termos nos reunido.

Boas práticas: Defina uma ordem de quem vai falar primeiro e instrua a quem não estiver falando para sempre deixar o microfone no mudo. Nesse contexto, é importante delimitar o tempo de cada um para não ultrapassar tempo marcado de reunião e para que ninguém se atropele conversando (evite o delay virtual!). Outro ótimo motivo para deixar o microfone mutado é para que não haja barulho ao fundo como cachorros latindo e carros passando.

Para não atrapalhar a fala do outro, você também pode praticar simples gestos sem desmutar o microfone. Olha só:

Para ajudar a manter a reunião nos trilhos, nós criamos o Cuckoo, uma ferramenta de timer compartilhado que permite, por um mesmo link, todos acompanharem o tempo restante de cada etapa da reunião.

Por último acabamos a reunião com um check-out de aproximadamente 5 minutos onde também damos tempo para considerações e perguntas finais, ou até mesmo para um bate-papo final.

Vale relembrar

Use fones de ouvido:

Deixe a câmera ligada:

Preste atenção na sua postura:

Curtiu as boas práticas para se ter uma reunião virtual? Pode parecer um pouco travado de início, mas nós prometemos que se você confiar no processo suas interações virtuais com o time serão muito mais produtivas.

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E aquela compartilhada marota?

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