Live Mão Na Massa #01 - Iniciando um projeto do zero com time remoto

Então, você está se inserindo nesta nova cultura que é o trabalho remoto, acabou de fechar um contrato com o cliente e agora?

Bem, existem diversas formas de iniciar um projeto remoto e, na Live Mão Na Massa #01, você vai encontrar um passo a passo com métodos e opções de ferramentas utilizadas por nós neste processo, todos elas já foram aplicadas e experienciadas diversas vezes pelos profissionais do time Officeless. Aqui embaixo nós também colocamos um descritivo que servirá como material de apoio para a gravação. ;)

Vamos lá?

Conhecendo o cliente

Assim como em qualquer projeto, é importante que em projetos remotos exista um líder, uma pessoa que será responsável por fazer o primeiro contato com o cliente e irá se abastecer de todas as informações necessárias para dar start no trabalho.

Como estamos falando em processo remoto, a primeira coisa a ser feita é uma reunião por videoconferência com o cliente, geralmente nós usamos a ferramenta ZOOM. Nesta reunião você irá reter todas informações sobre a empresa e seus objetivos com o projeto, por isso sugerimos que você grave a reunião para depois transcrever as referências e dados mais importantes.

Contextualizando o projeto

• Este é o passo 0 do kickoff
• Mapeamento visual - Antes de entrar no Basecamp
• Quadro branco virtual - Mural
• Ajuda o time a entender o objetivo, os desafios e a duração desse sprint
• Servirá de base para o vídeo onde se disponibiliza o contexto do projeto

Abaixo segue uma lista de informações que são importantes conter no seu Mural, pois estes dados serão passados para o time que irá trabalhar no projeto.

• Duração
• Pessoas envolvidas
• Sobre o cliente
• Objetivo do projeto
• Desafios
• Objetivos do cliente: curto e longo prazo
• Questões críticas
• Mapa da jornada do cliente
• Referências, análogos e concorrentes
• Entregáveis do ciclo de seis semanas
• Matriz Impacto x Esforço

Basecamp

Esta é a central de comunicação, o escritório virtual do time. O Basecamp é a nossa principal ferramenta de trabalho, pois nela estruturamos a equipe remota, gerenciamos todo o projeto, distribuímos e acompanhamos as tarefas e organizamos toda a comunicação, com a equipe e com o cliente.

Seja bem-vindo ao seu primeiro projeto remoto!

Quando você acessar o dashboard do Basecamp irá perceber que a ferramenta é super intuitiva e de fácil acesso. E qual a primeira coisa a fazer nela? Bem, criar o projeto e dar as boas-vindas ao seu time. Na sequência é importante informar as ferramentas que serão utilizadas, incluir lembretes, combinados, inserir conteúdos e materiais, apresentar
a equipe - para que todos saibam as funções de cada um dentro do projeto - e, por fim, adicionar todos os integrantes.

Vamos enxergar melhor esse passo a passo?

Onboarding do time e do cliente

- Projeto criado no Basecamp;
- Antes de convidar o time abasteça o projeto;
- Dê boas vindas;
- Insira informações e conteúdos;
- Prepare o ambiente para receber as pessoas.

Post de boas-vindas

- Mensagem de boas-vindas;
- Ferramentas que vamos utilizar;
- Combinados;
- Lembretes.

Exemplo de post de boas-vindas:
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Olá pessoal, sejam bem-vindos

Estou aqui para dar boas-vindas à equipe! Estamos super animados com o novo desafio e certamente teremos uma jornada incrível nas próximas
semanas. Abaixo, alguns recados rápidos para vocês.

Esse canal é exclusivo do projeto.

O Basecamp é o nosso escritório virtual. Esse é um espaço onde vamos interagir durante a maior parte do tempo para:

- Fazer avisos importantes.
- Acompanhar o progresso do projeto dia após dia.
- Compartilhar materiais e documentos
- Trocar ideias e feedbacks durante o projeto.
- Tirar qualquer dúvida ao longo das semanas que estaremos juntos.

Usem e abusem desse nosso canal :)

Ferramentas

As ferramentas que utilizaremos serão:

- Basecamp: A nossa ferramenta de comunicação por texto (chats / posts) e gerenciamento de tarefas;
- Mural: Nosso quadro branco virtual. Funciona como um mural colaborativo;
- Cuckoo:Timer compartilhado para contagem do tempo das reuniões e atividades.
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Combinados importantes

Setup essencial para a nossa colaboração online ser mais efetiva:

- Internet boa (evitar o 3G);
- Fone de ouvido com microfone;
- Fazer call em frente ao computador com a câmera ligada;
- Zoom instalado no computador e celular;
- Basecamp instalado no computador e celular.

Lembretes
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- Comunicação 100% pelo Basecamp;
- No WhatsApp só ser for notificar de algo extremamente urgente e
emergencial;
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Esse espaço aqui é a nossa central de comunicação no projeto. Bem-vindos a bordo!

Post do time do projeto
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- Sugerimos apresentar quem são as pessoas;
- Papéis e responsabilidades;
- Peça para que cada um se apresente melhor.
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Exemplo de Post para apresentar o time:

Aqui conheceremos o incrível time que vai fazer parte do time durante o projeto.

Officeless
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Contaifer - Project Manager, Designer e Facilitador
Flavio - Product Strategist
Frota - Product Designer
Matheus - Desenvolvedor e Líder de tecnologia

Cliente
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Karina - CEO e Founder
Luiza - Gerente de Marketing

Fiquem à vontade para se apresentar melhor aqui nos comentários!
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Post com o contexto do projeto

- Aqui é onde vai o vídeo de apresentação do projeto - humanize a comunicação;
- Registros do objetivo principal, duração, quais serão os entregáveis e primeiros passos;
- Além de vídeo, também é possível criar esse conteúdo em texto

Exemplo de Post para apresentar o contexto do projeto:

Olá pessoal!
Gravei um vídeo para compartilhar com vocês o objetivo do projeto e quais serão os nossos desafios nas próximas semanas.

Vídeo - Overview do projeto

Próximos Passos
Vamos agendar uma reunião de kickoff para apresentar cada um do time e combinar como será a nossa primeira semana de projeto. Falaremos sobre o kickoff em outro post aqui no Message Board :)

Post sobre reuniões e kickoff

- Proponha um horário para encontrar com o time do projeto diariamente;
- É a chamada “standup” ou “daily meeting” onde vamos aproveitar para discutir sobre o projeto, apresentar o progresso do trabalho, trocar feedbacks, tirar dúvidas, combinar próximos passos e distribuir papéis;
- Nós sugerimos alguns horários para a equipe se organizar e depois agendar no calendário.

Exemplo de Post sobre reuniões e kickoff:

Hey pessoal, abrindo esse tópico para falar sobre um assunto super importante. As nossas reuniões :) É essencial fazermos um checkpoint diário em um encontro rápido e objetivo, de 30 minutos onde iremos basicamente:

- Apresentar o progresso do projeto
- Trocar feedbacks
- Tirar dúvidas
- Combinar próximos passos

Aqui precisamos combinar um horário diário que funcione para todos:

Sugestão de horários:

10:00
11:00
16:00

Disponibilizando links, arquivos e documentos:‍

No espaço de Docs & Files disponibilize links e materiais que serão úteis para o projeto.

- Google Docs;
- Logo e Manual da Marca;
- Mural.

Agendando eventos no calendário

Neste caso, agendamos a reunião de Kickoff que já tem dia e hora marcada.

Convidando o time e o cliente

Agora que já temos as informações iniciais disponíveis e compartilhadas, é hora de convidar as pessoas.

- Convidando o time;
- Convidando o cliente;
- Criando um post que cliente não vê.

Pronto! Estas dicas já podem te ajudar a dar seguimento no seu projeto, é só marcar a primeira reunião com toda a equipe e mão na massa. Boa sorte! Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente!