Então, você está se inserindo nesta nova cultura que é o trabalho remoto, acabou de fechar um contrato com o cliente e agora?
Bem, existem diversas formas de iniciar um projeto remoto e, na Live Mão Na Massa #01, você vai encontrar um passo a passo com métodos e opções de ferramentas utilizadas por nós neste processo, todos elas já foram aplicadas e experienciadas diversas vezes pelos profissionais do time Officeless. Aqui embaixo nós também colocamos um descritivo que servirá como material de apoio para a gravação. ;)
Vamos lá?
Conhecendo o cliente
Assim como em qualquer projeto, é importante que em projetos remotos exista um líder, uma pessoa que será responsável por fazer o primeiro contato com o cliente e irá se abastecer de todas as informações necessárias para dar start no trabalho.
Como estamos falando em processo remoto, a primeira coisa a ser feita é uma reunião por videoconferência com o cliente, geralmente nós usamos a ferramenta ZOOM. Nesta reunião você irá reter todas informações sobre a empresa e seus objetivos com o projeto, por isso sugerimos que você grave a reunião para depois transcrever as referências e dados mais importantes.
Contextualizando o projeto
- Este é o passo 0 do kickoff
- Mapeamento visual - Antes de entrar no Basecamp
- Quadro branco virtual - Mural
- Ajuda o time a entender o objetivo, os desafios e a duração desse sprint
- Servirá de base para o vídeo onde se disponibiliza o contexto do projeto
Abaixo segue uma lista de informações que são importantes conter no seu Mural, pois estes dados serão passados para o time que irá trabalhar no projeto.
- Duração
- Pessoas envolvidas
- Sobre o cliente
- Objetivo do projeto
- Desafios
- Objetivos do cliente: curto e longo prazo
- Questões críticas
- Mapa da jornada do cliente
- Referências, análogos e concorrentes
- Entregáveis do ciclo de seis semanas
- Matriz Impacto x Esforço
Basecamp
Esta é a central de comunicação, o escritório virtual do time. O Basecamp é a nossa principal ferramenta de trabalho, pois nela estruturamos a equipe remota, gerenciamos todo o projeto, distribuímos e acompanhamos as tarefas e organizamos toda a comunicação, com a equipe e com o cliente.
Seja bem-vindo ao seu primeiro projeto remoto!
Quando você acessar o dashboard do Basecamp irá perceber que a ferramenta é super intuitiva e de fácil acesso. E qual a primeira coisa a fazer nela? Bem, criar o projeto e dar as boas-vindas ao seu time. Na sequência é importante informar as ferramentas que serão utilizadas, incluir lembretes, combinados, inserir conteúdos e materiais, apresentar
a equipe - para que todos saibam as funções de cada um dentro do projeto - e, por fim, adicionar todos os integrantes.
Vamos enxergar melhor esse passo a passo?
Onboarding do time e do cliente
- Projeto criado no Basecamp;
- Antes de convidar o time abasteça o projeto;
- Dê boas vindas;
- Insira informações e conteúdos;
- Prepare o ambiente para receber as pessoas.
Post de boas-vindas
- Mensagem de boas-vindas;
- Ferramentas que vamos utilizar;
- Combinados;
- Lembretes.
Exemplo de post de boas-vindas:
Olá pessoal, sejam bem-vindos
Estou aqui para dar boas-vindas à equipe! Estamos super animados com o novo desafio e certamente teremos uma jornada incrível nas próximas
semanas. Abaixo, alguns recados rápidos para vocês.
Esse canal é exclusivo do projeto.
O Basecamp é o nosso escritório virtual. Esse é um espaço onde vamos interagir durante a maior parte do tempo para:
- Fazer avisos importantes.
- Acompanhar o progresso do projeto dia após dia.
- Compartilhar materiais e documentos
- Trocar ideias e feedbacks durante o projeto.
- Tirar qualquer dúvida ao longo das semanas que estaremos juntos.
Usem e abusem desse nosso canal :)
Ferramentas
As ferramentas que utilizaremos serão:
- Basecamp: A nossa ferramenta de comunicação por texto (chats / posts) e gerenciamento de tarefas;
- Mural: Nosso quadro branco virtual. Funciona como um mural colaborativo;
- Cuckoo:Timer compartilhado para contagem do tempo das reuniões e atividades.
Combinados importantes
Setup essencial para a nossa colaboração online ser mais efetiva:
- Internet boa (evitar o 3G);
- Fone de ouvido com microfone;
- Fazer call em frente ao computador com a câmera ligada;
- Zoom instalado no computador e celular;
- Basecamp instalado no computador e celular.
Lembretes
- Comunicação 100% pelo Basecamp;
- No WhatsApp só ser for notificar de algo extremamente urgente e
emergencial;
Esse espaço aqui é a nossa central de comunicação no projeto. Bem-vindos a bordo!
Post do time do projeto
- Sugerimos apresentar quem são as pessoas;
- Papéis e responsabilidades;
- Peça para que cada um se apresente melhor.
Exemplo de Post para apresentar o time:
Aqui conheceremos o incrível time que vai fazer parte do time durante o projeto.
Officeless
Contaifer - Project Manager, Designer e Facilitador
Flavio - Product Strategist
Frota - Product Designer
Matheus - Desenvolvedor e Líder de tecnologia
Cliente
Karina - CEO e Founder
Luiza - Gerente de Marketing
Fiquem à vontade para se apresentar melhor aqui nos comentários!
Post com o contexto do projeto
- Aqui é onde vai o vídeo de apresentação do projeto - humanize a comunicação;
- Registros do objetivo principal, duração, quais serão os entregáveis e primeiros passos;
- Além de vídeo, também é possível criar esse conteúdo em texto
Exemplo de Post para apresentar o contexto do projeto:
Olá pessoal!
Gravei um vídeo para compartilhar com vocês o objetivo do projeto e quais serão os nossos desafios nas próximas semanas.
Vídeo - Overview do projeto
Próximos Passos
Vamos agendar uma reunião de kickoff para apresentar cada um do time e combinar como será a nossa primeira semana de projeto. Falaremos sobre o kickoff em outro post aqui no Message Board :)
Post sobre reuniões e kickoff
- Proponha um horário para encontrar com o time do projeto diariamente;
- É a chamada “standup” ou “daily meeting” onde vamos aproveitar para discutir sobre o projeto, apresentar o progresso do trabalho, trocar feedbacks, tirar dúvidas, combinar próximos passos e distribuir papéis;
- Nós sugerimos alguns horários para a equipe se organizar e depois agendar no calendário.
Exemplo de Post sobre reuniões e kickoff:
Hey pessoal, abrindo esse tópico para falar sobre um assunto super importante. As nossas reuniões :) É essencial fazermos um checkpoint diário em um encontro rápido e objetivo, de 30 minutos onde iremos basicamente:
- Apresentar o progresso do projeto
- Trocar feedbacks
- Tirar dúvidas
- Combinar próximos passos
Aqui precisamos combinar um horário diário que funcione para todos:
Sugestão de horários:
10:00
11:00
16:00
Disponibilizando links, arquivos e documentos:
No espaço de Docs & Files disponibilize links e materiais que serão úteis para o projeto.
- Google Docs;
- Logo e Manual da Marca;
- Mural.
Agendando eventos no calendário
Neste caso, agendamos a reunião de Kickoff que já tem dia e hora marcada.
Convidando o time e o cliente
Agora que já temos as informações iniciais disponíveis e compartilhadas, é hora de convidar as pessoas.
- Convidando o time;
- Convidando o cliente;
- Criando um post que cliente não vê.
Pronto! Estas dicas já podem te ajudar a dar seguimento no seu projeto, é só marcar a primeira reunião com toda a equipe e mão na massa. Boa sorte! Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente!
