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Una guía para trabajar a distancia en situaciones de emergencia.
versión 1.1, 2020

Introducción

El COVID-19 (coronavirus) no es bueno para el trabajo remoto. De hecho, este no es un buen momento para nadie, pero el trabajo desde el hogar ha sido una de las recomendaciones de seguridad adoptadas por compañías en todo el mundo.

El trabajo remoto no es la solución a esta crisis, pero puede despertar la noción de que conectados a una red tenemos la capacidad de llevar a cabo nuestro trabajo de manera profesional sin salir de casa.

Y esta es una de las principales contribuciones que cada uno de nosotros puede hacer en este momento para que todo mejore.

Estamos aquí para ayudarte. En esta guía aprenderás algunas buenas prácticas para trabajar en equipo de manera distribuida en una situación de emergencia.

No sirve de nada solamente mandar a las personas a su casa e instalar aplicaciones de mensajería y videollamadas. Si adoptar una forma de trabajo remota en condiciones normales es tremendamente desafiante, hacerlo de la noche a la mañana en una emergencia puede parecer una misión imposible.

La improvisación nos puede llevar a tomar decisiones equivocadas. Para realizar esta transición, necesitas un plan que contemple el funcionamiento de la operación, pero que tenga en cuenta principalmente el lado humano.

Qué evitar en este momento

Las soluciones más simples e intuitivas no siempre serán el mejor camino. Antes de saber qué hacer, también es importante saber qué deben tú y tu equipo.

No introduzcas demasiadas herramientas al mismo tiempo

Las aplicaciones y los servicios web tienen una curva de aprendizaje y adopción. Cuantas más herramientas tengan que usar las personas en este momento, mayor será la complejidad de lidiar y la dificultad de utilizarlo. Para no hacer que la comunicación esté partida en varios lugares diferentes, debes comenzar con lo básico. Le daremos los consejos en el capítulo "Como iniciar tu oficina virtual".

Evita adoptar WhatsApp como central de comunicaciones

Es muy probable que esta sea la primera iniciativa de su equipo: crear un grupo y centralizar la comunicación a través de WhatsApp. Puede parecer contradictorio, pero la herramienta fomenta la inmediatez. Y la inmediatez genera ansiedad. En WhatsApp, la información está desorganizada e inaccesible para futura consulta. Para crear un historial de conversaciones organizadas por temas, debes invertir en comunicaciones de texto y mecanismos asincrónicos (los participantes no están accesibles al mismo tiempo).

Evita medir el éxito laboral en horas

Saber cuántas horas pasaron sentados frente a la computadora dice muy poco sobre lo que necesitamos resolver para llegar al otro lado. Un equipo remoto necesita trabajar compartiendo objetivos y alineando las expectativas de lo que se espera de cada uno. Establecer estos acuerdos y revisar el progreso de lo que se está haciendo es lo que realmente importará al final.

No quieras controlar en todo momento si las personas están conectadas

La confianza debe ser la base de las relaciones en el equipo. Necesitamos crear procesos para ver el progreso del trabajo, no las personas. La sensación de ser observado crea un ambiente de inseguridad. Aprenderás cómo llegar a acuerdos en el capítulo "La vida diaria de un equipo distribuido".

No dependas de las reuniones y videoconferencias para saber lo que se necesita hacer

Las reuniones tienen su importancia, pero pueden convertirse en un obstáculo, especialmente cuando no tienen un objetivo claro. Invertir en comunicación asincrónica reduce la necesidad de reuniones y ayuda en la toma de decisiones, la visibilidad de la información y el intercambio de comentarios. Es esencial asegurarse de que las personas tengan lo que necesitan para hacer el trabajo sin tener que interrumpirse mutuamente en todo momento.

Eliminar la sobrecarga de información

La comunicación es uno de los mayores problemas para las organizaciones, y ahora puede convertirse en un gran dolor de cabeza. Al adoptar el trabajo remoto, la sensación de pérdida de información o de exclusión de las personas se intensifica, junto a la sobrecarga de información que viene como reacción; tanto de líderes como empleados.

Una buena manera de lidiar con esto es disminuir la complejidad de la comunicación. ¿Cómo hacer eso? Estructura a tu equipo para que la comunicación favorezca dos aspectos: velocidad y toma de decisiones. Puedes crear esta estructura por proyectos o áreas y así tener equipos más pequeños, con más agilidad, flexibilidad y autonomía.

Cuida el sentido innecesario de urgencia

En una situación de emergencia, la dificultad de lidiar con un sentido de urgencia puede generar estrés y frustración. ASAP ("As Soon As Possible", en inglés, "Lo antes posible") es uno de los principales responsables de las interrupciones diarias y la pérdida de productividad.

Procura utilizar las herramientas adecuadas, que fomenten una comunicación más fluida y ciertamente más estructurada. De esta manera, cada persona podrá contribuir, ya que también realiza su trabajo individual y centrado en las prioridades.

Cómo iniciar tu oficina virtual

Recuerda que los resultados y los entregables son más importantes que el tiempo o el lugar de trabajo. Diseña e implementa procesos que ayudarán a dar visibilidad al progreso del trabajo. No necesitas muchas herramientas para esto, pero vale la pena el esfuerzo de usar algunas que serán acordadas por el equipo, es importante comprender que habrá un proceso de adaptación.

Configura tu oficina virtual

La vida cotidiana de un equipo distribuido tiene lugar en la oficina virtual: aquí es donde el equipo se reunirá en la nube. Funciona de la misma manera que una oficina presencial.

Es el espacio donde las personas se saludan, intercambian información y discuten proyectos. Después de elegir las herramientas de comunicación, cada equipo debe pensar en cómo se definirán los canales para los proyectos o los espacios de discusión, de modo que cada persona responsable de una tarea sepa dónde discutir sobre un tema determinado.

Ejemplos: Basecamp, Twist, Asana, Slack, Monday, Microsoft Teams, Workplace.

Configurar la herramienta de videoconferencia

Es aquella comunicación que ocurre en tiempo real. Por ejemplo, al hacer una llamada a un colega y le responderá al mismo tiempo. No hay demora en la comunicación.

Ejemplos: Zoom, Hangouts, Skype.

Definir la herramienta de gestión de tareas.

Para monitorear el progreso de los proyectos, es importante tener un espacio para organizar las tareas. En este espacio, cualquiera tiene una visión del estado de las tareas, los responsables y los plazos de tiempo.

Ejemplos: Basecamp, Asana, Trello, Flow, Notion, etc.

Establecer la herramienta de almacenamiento de archivos y documentos en la nube

El contenido y los materiales deben estar disponibles en la nube de manera organizada y segura.

Ejemplos: Google Drive, Dropbox, iCloud, Office 365.

Si desea conocer más detalles sobre cada herramienta, creamos un libro electrónico Montando su oficina a la nube (pt-BR), una guía de herramientas para usar en el trabajo remoto.

La vida diaria de un equipo distribuido

La presencia se trata de la forma en que nos comportamos y este comportamiento marca toda la diferencia dentro del equipo.De ser posible informe todo lo que sea necesario antes de que las demás personas comiencen a trabajar. Sea objetivo en todas sus interacciones (síncronas o asíncronas) sobre los plazos y los requisitos previos de los que dependen otras tareas para que se lleven a cabo.

Comunicación asincrónica

Es una comunicación no simultánea. Por ejemplo, tú envías un mensaje a alguien de tu equipo y la respuesta será recibida en otro momento. Aquí priorizamos la comunicación por texto, pero también podemos usar recursos visuales como imágenes, gifs, capturas de pantalla y videos.

Ejemplos: herramientas de escritorio en la nube con discusiones por tema, correo electrónico, comentarios en foros.

Videoconferencias

Como se mencionó, es necesario evitar depender de reuniones y videoconferencias para enfocar y organizar la información.

Pero a diario, estas serán las oportunidades de mayor contacto entre las personas. Combina reuniones virtuales diarias con tu equipo de proyecto, y establece sesiones semanales de alineación con otros equipos como una buena práctica.

Antes de comenzar a hablar sobre el trabajo, realice una actividad de “check-in” o introducción. Especialmente en situaciones como esta, será un momento importante para humanizar el contacto del equipo, dando la oportunidad a cada uno de hablar sobre cómo se sienten o sobre cualquier otro asunto personal.

Estas preguntas te ayudarán a prepararte para que las reuniones en línea sean más significativas y productivas:

  • ¿Qué asunto se tratará?
  • ¿Hay alguna información que se pueda enviar por adelantado?
  • ¿Los participantes deben realizar alguna actividad antes de la videoconferencia?
  • ¿Enviaste el recordatorio con el día y la hora en el calendario compartido?
  • ¿Enviaste la invitación a todos?
  • ¿El enlace de videoconferencia está en la invitación?

Establece el orden de quién hablará primero e indique a quien no este hablando que siempre silencie el micrófono. También es importante usar auriculares y siempre dejar la cámara encendida.

El lado humano de la comunicación

Tener confianza en el equipo es un requisito previo para comenzar de manera saludable. En situaciones de emergencia, las personas se encuentran en diferentes estados emocionales, y nuestro papel es tener la sensibilidad de crear un ambiente de colaboración y conexión en el equipo.

La retroalimentación es una de las habilidades de comunicación más importantes y es una oportunidad para ayudar a las personas y que el equipo mejore. Sin embargo, proporcionar comentarios a través del texto, e incluso durante un escenario de estrés, puede ser un tema delicado.

Vuelve siempre a leer lo que has escrito antes de hacer clic en Enviar para asegurarte de que tu mensaje sea claro y transmita el tono deseado. Si te preocupa cómo se interpretará tu tono, busca recursos adicionales como imágenes, videos, gifs y emojis.

Si lo amerita, haza una llamada de audio o una videoconferencia. Su colega puede estar más interesado en la oportunidad de hablar.

Crea acercamientos con las personas de manera personal. Además de hablar sobre asuntos informales antes y después de las reuniones, es una buena idea llevar a cabo conversaciones de manera aleatoria en parejas de manera semanal. Son videoconferencias que no tienen una agenda definida, las personas se reúnen en parejas para hablar sobre su vida, familia, pasatiempos e intereses personales (véalo como un breve encuentro en la “cafetería virtual”).

Confira este material de Aprendix.Global sobre consejos esenciales para facilitar e integrar grupos en línea.

¡Limita la propagación del COVID-19!

Podemos ayudar a detener la propagación del coronavirus. Contenido basado en pautas del Centro de Control de Enfermedades (CDC).

Protégete, protege a los demás

  • Lávese las manos con agua y jabón con frecuencia, al menos 20 segundos cada vez, o use un desinfectante para manos a base de alcohol.
  • Al toser, cúbrase la nariz y la boca con un pañuelo desechable o al estornudar/toser hágalo en la parte interior del codo.
  • No toque sus ojos, nariz o boca con las manos sucias.
  • No salude dándose la mano, dando abrazos y besos. En cambio, asiente con la cabeza.
  • Mantenga las habitaciones bien ventiladas.
  • No comparta artículos personales.
  • Monitoree su salud y esté más atento a síntomas de gripe o resfriado.

Quédese en casa si está enfermo

  • Quédate en casa y llame a su médico si experimenta síntomas como tos, dificultad para respirar, fiebre y/o dolor de garganta.
  • Evita las multitudes si estás enfermo.
  • Si no te sientes mejor dentro de las siguientes 24 a 48 horas a la aparición de los síntomas, busca atención médica.
  • Si necesitas hacer preguntas sobre el tema, llame al teléfono de salud de tu localidad.

Protege a los más vulnerables

  • Si tiene enfermedades crónicas tales como enfermedades pulmonares, enfermedades cardíacas, diabetes, cáncer o tiene un sistema inmunitario debilitado, evite reuniones y eventos innecesarios.
  • Si tiene familiares o amigos con una de estas condiciones, no los visite si está enfermo.

Reduzca los encuentros grupales

  • Considere trabajar de forma remota.
  • Camine o vaya en bicicleta al trabajo, si es posible, en lugar de usar el transporte público.
  • Si el tren o el autobús están demasiado llenos, espere el próximo.

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Agradecemos a Héctor Villarreal Lozoya, Proyectum por traducir estos contenidos en español.