Organização digital: um caminho para tornar o time distribuído mais produtivo

Uma equipe que assume que vai trabalhar remoto pode se deparar com situações em que uma pessoa vai em busca de uma informação e não encontra porque não estava no local correto ou disponível para todo mundo. No mundo digital, essa situação tem a ver com a falta de organização digital e se o time distribuído não tomar cuidado, pode prejudicar muito a sua produtividade.

Quando se trabalha remotamente, independente de fazer parte de um time distribuído ou trabalhar sozinho, você tem contato com muitos arquivos digitais. E você já prestou atenção em como você organiza esses materiais? Ou até mesmo se já perdeu um bom tempo buscando um arquivo e não encontrou?

Uma coisa que o Officeless levanta como parte importante do trabalho remoto é de que as pessoas precisam ter autonomia para conseguir trabalhar dessa forma. A organização digital é mais uma das práticas que proporciona isso, porque permite que todo mundo encontre informações e faça o seu trabalho acontecer sem depender de mais ninguém.

A Gabriela Brasil, especialista em organização digital, diz que o principal benefício dessa prática é permitir que você gerencie melhor todas as informações que chegam até você para que seja possível aproveitar mais o uso do tempo em tarefas e projetos. > “O tempo que você poupa com arquivos organizados e dispositivos voltados às suas necessidades lhe permitirá fazer as coisas que deseja fazer, mas você também tem outros benefícios: > - Melhora a tomada de decisões - Aumenta a produtividade - Torna tarefas cotidianas mais fáceis - Minimiza os riscos que você corre - Aumenta a disponibilidade de tempo” > *conteúdo retirado do texto "Você sabe o que é organização digital?"

Então, qual é a melhor forma de organizar os arquivos digitais ou saber se está fazendo isso da maneira correta? Bom, existem diversas formas e aqui eu vou compartilhar como eu e meu time distribuído organizamos a nossa nuvem.

Independente de como você preferir fazer, o mais importante está em ter certeza de que as pessoas que trabalham com você conhecem e entendem essa lógica de organização.

Organização digital & arquivos

1. Crie pastas por projetos da empresa ou por nome de clientes

2. Divida os assuntos do projeto/cliente em subpastas

3. Organize por ano e mês dentro de cada subpasta

4. Faça o upload de arquivos com nomes fáceis de serem buscados

Dica do Julio Boaventura enviada ao Officeless:

"Uma boa prática para a organização de arquivos também é criar um padrão na hora de dar os nomes e usar datas. Por exemplo: 2018–11–09_ProjetoX_Fase1"

Organização digital & comunicação

Organização digital também envolve a forma como você estrutura a sua comunicação **com a equipe, que em um time distribuído acontece principalmente por texto**. Centralizar a discussão em um único lugar, como no gerenciador de tarefas ou nos comentários ligados diretamente ao arquivo, é a maneira mais fácil de garantir que as informações não vão se dispersar e evita de alguém ficar por fora desses retornos.

Aqui também vai mais um ponto que queria destacar com você e que vem um pouco da minha mania de designer, mas que percebi que é muito relevante quando você trabalha remotamente. A forma como você diagrama as suas mensagens faz muita diferença!

# Separe o texto em parágrafos

Se você precisa escrever uma mensagem longa, dividir em em pequenos parágrafos torna a leitura mais fluída. Minha dica é que cada parágrafo tenha, em média, 3 frases.

# Use recursos visuais como negrito, itálico e sublinhado

Faça com que todos prestem atenção na informação mais importante do texto. Os recursos como negrito, itálico e sublinhado existem em praticamente todas as ferramentas de texto e ajudam muito nisso.

# Crie tópicos ou listas com bullet points

Essa é uma forma de garantir que todos tenham uma visualização rápida das informações. Separar os assuntos por tópicos ou uma pequena lista com bullet points é como um resumo da sua mensagem.

Lembre de usar com moderação, ok? Caso contrário, pode causar o efeito de poluição visual.

Você e seu time distribuído têm alguma técnica de organização interessante? Também quero aprender como você porque acredito que trabalhar remotamente é um processo de constante transformação, mudanças de hábitos e aprendizados. :)