A princípio pode parecer um papel não tão importante, mas ter um facilitador em uma dinâmica remota é crucial para a objetividade, imparcialidade e para garantir que todos os pontos essenciais de um processo sejam percorridos. Por outro lado, para atingir a mesma eficácia de um encontro presencial, é preciso ter em mente que a experiência digital deve estar em primeiro lugar mesmo antes da facilitação acontecer.

Começar respondendo algumas perguntas vai ajudar você, como facilitador, a organizar o encontro e a colocar todos os envolvidos na mesma página. Vamos a essas perguntas-chave de pontos que você deve estar atento:

Quantas pessoas participarão?

O número de participantes impacta na forma como você coordena as interações e os grupos de discussões.

Todos os envolvidos participarão remotamente ou parte do grupo estará presencialmente no mesmo lugar?

Considerar a distância entre os participantes também é um fator relevante. Por exemplo, se apenas uma pessoa estiver remota, ela pode se sentir excluída durante algumas dinâmicas. E é responsabilidade do facilitador garantir que todos vivenciem o processo da mesma forma.

A premissa aqui é: se um está “remoto”, todos estão “remotos”. Idealmente, isso quer dizer que todos devem ser colocados nas mesmas condições, ou seja, cada pessoa que participar vai estar usando o seu próprio computador e focada na mesma coisa.

O fuso horário será o mesmo para todos os participantes?

Leve isso em consideração na hora de marcar o horário da atividade. Você e nem ninguém terão como exigir energia total de um participante caso ele tenha acordado de madrugada para participar da dinâmica, por exemplo. E, muito provavelmente, isso vai fazer com que o encontro seja menos produtivo.

Fique atento aos fusos horários das localizações onde estão essas pessoas e procure marcar o encontro em um horário que seja o mais confortável possível para todos.

Quem poderá ajudar você na facilitação do encontro?

Antes do encontro iniciar, você pode combinar com todos do seu time que é você quem irá exercer a função de facilitador. Mas você está em um processo colaborativo e pode contar com a ajuda dos outros para serem co-facilitadores ou líderes de discussões, por exemplo.

Quais etapas da dinâmica poderão ser realizadas de forma assíncrona?

Priorize o tempo, ele é valioso para todo mundo. Se possível, veja quais atividades podem ser iniciadas ou realizadas antes do encontro. Isso ajudará a maximizar a produtividade no tempo que todos os participantes podem estar reunidos.

Depois de passar por todos esses pontos, você já começa a estar mais preparado para assumir o papel de facilitador, mas ainda assim vale lembrar: você é o responsável por manter as pessoas engajadas durante o processo e fazer com que as atividades fluam.

# Organize a dinâmica da reunião

Uma dica aqui é criar um painel único, com pequenos passos, e que possa ser compartilhado com todos os participantes para deixar cada etapa mais objetiva. Ao terminar uma fase, relembre o que será feito logo após. Assim, vai ficar mais fácil de cada um entender o que tem que fazer e quando.

Dica de ferramenta: O Mural é uma ótima ferramenta para estruturar projetos, fazer brainstorms e dividir ideias colaborativamente de qualquer lugar em qualquer momento.

# Torne as explicações claras para todos os participantes

Podem ser listadas outras pessoas para co-facilitar ajudando em tarefas específicas, mas o facilitador é o único responsável por conduzir o encontro como um todo. Antecipadamente, ele deve conhecer os participantes e sua experiência com o assunto abordado para que seja possível se comunicar e explicar todos os passos da maneira mais simples possível.

# Defina e cronometre os intervalos de tempo para cada tarefa

Isso vai garantir que o encontro seja realizado no período de tempo estipulado. O facilitador é quem dá o start no cronômetro, controla os minutos definidos para cada atividade e interrompe discussões que podem desvirtuar do objetivo proposto pela atividade.

Dica de ferramenta: o Cuckoo é uma ferramenta online e gratuita que permite que você cronometre o tempo com apenas um único clique e que avisa automaticamente quando o ciclo for finalizado.

# Faça breaks e energizers

Dependendo do objetivo do encontro, a equipe pode ficar por várias horas imersa nesse processo e isso pode ser cansativo. E é por isso que intervalos são tão importantes para que cada pessoa possa distrair um pouco a mente, comer um lanche ou até esticar as pernas por alguns minutos. Isso também ajuda a manter o foco durante o encontro, pois as pessoas já vão saber que terão um tempo separado para ler mensagens, ir ao banheiro e etc, e não ficarão ansiosas.

Algo que sempre gosto de indicar também, além dos breaks, são os energizers. Os energizers são atividades com um objetivo mais divertido e lúdico que o facilitador usa durante o processo para reenergizar os participantes e incentivar o envolvimento e a interação. Na Internet, você encontra uma lista infinita de opções que ajudam a aumentar o engajamento do time ao longo do dia.

# Garanta a mesma experiência para todos

Como falei antes, o processo de facilitação pode acontecer de diversas formas. Independente de como for, todos os participantes devem estar nas mesmas condições. No início da condução, o facilitador deve sempre relembrar as “regras” de Remote First.

Se passamos o dia todo nos comunicando através de um tela de computador, por que ainda acreditamos que precisamos nos reunir cara a cara para dar prosseguimento a uma determinada etapa de um projeto? Um workshop presencial, por exemplo, envolve custos como tempo, deslocamento e infraestrutura. E encontrar todo mundo presencialmente pode nem sempre ser possível.

A colaboração remota é como uma alternativa que torna viável abraçar o mundo e tornar irrelevante a localização dos participantes. No fim das contas, ser um facilitador remoto é isso: adaptar a realidade do físico com as possibilidades do digital e ter a empatia para entender contextos e cenários que permitam que as pessoas possam fazer o seu trabalho sem estar, de carne e osso, na mesma sala.

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