Como tornar reuniões à distância mais produtivas e facilitar o processo de tomada de decisão

Você já se deu conta que só de ouvir a palavra "reunião" a maioria das pessoas fica desconfortável? Pois é, existem vários motivos para esse sentimento existir.

O principal deles é que não é fácil chegar a um fechamento. As pessoas passam muito debatendo e não conseguem finalizar aquilo para transformar em algo concreto e acionável. Claro que também há outras razões, como a pontualidade. Nesses encontros, geralmente, há uma certa dificuldade em cumprir com o tempo estipulado e isso acaba gerando frustração nos envolvidos.

A grande questão é que, muitas vezes, as reuniões não possuem um objetivo claro, a conversa acaba ficando sem foco e as horas de trabalho de muitas pessoas são desperdiçadas. Mas, com algum preparo prévio, é possível tornar os encontros mais produtivos.

Existem vários métodos, como o Design Sprint e o Lightning Decision Jam, que podem ajudar você nesse preparo. Essas boas práticas vão tornar o processo mais guiado e objetivo.

Além de aplicar essas metodologias, no ambiente remoto, também há a possibilidade de combinar três ferramentas para que seja possível trabalhar à distância, colaborar e documentar o processo, e controlar o tempo respectivamente. Nesses casos, nós usamos e recomendamos o Zoom, Mural e o Cuckoo.

O simples fato de estar em um ambiente remoto permite que tudo fique mais claro para todas as pessoas envolvidas naquele projeto. No Officeless e no Startaê, por exemplo, nos gravamos tanto a reunião quanto documentamos tudo o que foi falado - o que permite que algumas pessoas não participem do encontro e, ainda assim, tenham o contexto do que está acontecendo para uma eventual tomada de decisão.