Como receber alguém novo no seu time distribuído

Hoje é o seu primeiro dia em uma nova empresa. Você sentou no seu ambiente de trabalho, ligou o computador e se deu conta de que não sabia por onde começar. A sua lista de afazeres aparecia vazia, você não sabia quais ferramentas usar e muito menos o que fazer. Você pensou em falar com alguém, mas aí você lembrou que nem sabia qual era o canal de comunicação que o time usava. E agora?

Quem mais já passou por isso? Ninguém pode esperar que um novo membro de uma equipe saiba tudo de primeira. É por isso que ter um guia de cultura ou onboarding é essencial para qualquer empresa, principalmente, para aquelas que atuam com times distribuídos.

É comum ter um período de adaptação até as coisas fluírem na velocidade certa, mas ninguém pode achar que é normal se sentir perdido em um novo ambiente de trabalho. Aliás, quando se está em um time distribuído, esse sentimento pode ser ainda mais potencializado porque não tem aquele colega do lado para dar apoio e estar do seu lado nos primeiros dias.

“Tá, então isso só acontece porque não estamos vendo as pessoas?” Não!

O que acontece é que o trabalho remoto, muitas vezes, expõe as falhas dos nossos processos, aquelas que estavam debaixo do tapete quando tínhamos todo mundo no escritório.

O erro na verdade acontece porque a empresa ou o time não deram os insumos e informações necessárias que essa pessoa precisava para se ambientar e começar a trabalhar bem. E ninguém precisa estar na frente dela para isso acontecer.

Para resolver essa questão, é muito mais simples. Se o time construir um onboarding ou guia de cultura, receber um novo membro para a equipe será um processo muito mais automático e rápido.

Como estruturar um onboarding para um time distribuído

Esse assunto, infelizmente, ainda não é visto como uma prioridade dentro dos times e empresas. A gente acaba priorizando a história de focar nos projetos, nos resultados e por aí vai. Porém, quando enxergamos valor nesse material, percebemos que isso nos possibilita otimizar muito tempo de trabalho.

E onde tudo começa?

Tudo começa em fazer um levantamento do que é necessário ter neste manual. Existem questões que são muito específicas de cada empresa, mas vou ajudar você a pensar em o que é preciso conter quando falamos das particularidades de um time distribuído.

👉🏼 Cultura

  1. Como é construído esse ambiente de escritório virtual?
  2. Quais são os rituais que o time adaptou do modelo presencial para o remoto?
  3. Por que seguir esses rituais é importante?
  4. O time se encontra com alguma frequência presencialmente?
  5. Há alguma restrição dentro da empresa?

👉🏼 Fluxos de comunicação

  1. Onde é o canal de comunicação principal do time?
  2. Qual é a função de cada um dos canais de comunicação que estão disponíveis atualmente?
  3. Como é possível acompanhar o progresso dos projetos?
  4. Com qual frequência é preciso comunicar os avanços em um projeto?
  5. Como são realizadas conversas síncronas? E assíncronas?
  6. Há tempo de resposta preestabelecido para conversas assíncronas?
  7. Como é feito o contato com o cliente e parceiros de negócio?

👉🏼 Processos

  1. Quais são as métricas de sucesso do time?
  2. Como é medida a performance da equipe?
  3. Quais são as ferramentas utilizadas pela equipe, para o que cada uma serve e como cada uma deve ser utilizada?
  4. Como deve ser documentada cada etapa de um trabalho?

Agora, para esse onboarding funcionar, não é preciso gastar horas produzindo algo com o melhor layout de todos. Não é o que mais importa aqui. Priorize a qualidade das informações e permita que esse documento seja um documento vivo, que vai evoluir com o tempo, e que esteja acessível para qualquer pessoa. Até mesmo para aqueles que já estão há um tempão no time, vai que eles esqueçam de algo, né?

Aqui vão três dicas de ferramentas para colocar esse conteúdo e que podem ser acessadas de qualquer lugar a todo o momento:

👉🏼Notion

👉🏼Mural

👉🏼Google Docs

Pessoas > Processos & Ferramentas

Algumas empresas e equipes entendem que produzir um onboarding serve apenas para mostrar como funcionam processos e ferramentas, mas essa não é minha visão (e nem a do Officeless).

O mais importante são sempre as pessoas e a experiências que elas vão viver na empresa , seja remota ou não. Pois são essas pessoas que vão melhorar os processos e utilizar as ferramentas para fazer com que a empresa avance.

“It doesn’t have to be crazy at work”, livro escrito pelos fundadores do Basecamp, fala um pouco sobre isso. Eles enxergam a empresa como um produto, que nunca está pronto, e que as pessoas que estão nela são os usuários que ajudam a evoluir.

“When you think of the company as a product, you ask different questions: Do people who work here know how to use the company? Is it simple? Complex? Is it obvious how it works? What’s fast about it? What’s slow about it? Are there bugs? What’s broken that we can fix quickly and what’s going to take a long time?” — “It doesn’t have to be crazy at work”, página 9. Em uma tradução livre… “Quando você pensa na empresa como um produto, você faz perguntas diferentes: as pessoas que trabalham aqui sabem como usar a empresa? É simples? Complexo? É óbvio como isso funciona? O que é rápido? O que é lento nisso? Há problemas? O que está quebrado que podemos consertar rapidamente e o que vai levar muito tempo?”

Comece a pensar nessas perguntas para construir o onboarding do seu negócio. Ouça as pessoas que fazem parte da equipe, veja o que elas têm a dizer e, a partir disso, crie soluções que sejam visíveis e que tragam a melhor experiência para todos.

E se os erros ainda acontecerem? Revise, encontre as falhas, ache as soluções e refine o processo, quantas vezes for necessário. 😊