Como posso me comunicar melhor por texto e manter uma boa relação com o time distribuído?

Nós, no Startaê, por exemplo, valorizamos a comunicação assíncrona. Isso significa trabalhar na hora em que fizer mais sentido para você, e não estar sujeito ao horários do restante do time. Significa não ser bloqueado e não bloquear o trabalho de outras pessoas. Acreditamos que é essencial que qualquer membro da equipe consiga, por exemplo, iniciar um dia de trabalho produtivo sem precisar falar com ninguém naquele exato momento.

Existem três princípios básicos para colaborar com uma equipe distribuída. A informação precisa estar disponível, atualizada e contextualizada.

Levar em consideração esses princípios permite que as pessoas tomem uma ação efetiva com aquela informação. Permite que tenham uma visão aprofundada do contexto e, com isso, contribuam de forma mais rica e assertiva com a continuidade de uma tarefa e/ou projeto.

Comunicação excessiva

Para ter sucesso com trabalho remoto é preciso ir além na comunicação. Superar a comunicação básica, de apenas deixar claro para as pessoas no que você está trabalhando. É também se preocupar em garantir o entendimento da informação em todos os níveis, em diferentes canais e contextos.

O excesso de comunicação previne múltiplas interpretações de uma mesma informação. A forma como um texto é escrito, por exemplo, pode dar margem a diferentes interpretações e isso pode comprometer o sucesso de um time distribuído.

Essa comunicação “extrema” ajuda a alinhar expectativas. Tente informar as pessoas sobre o que se espera daquilo, coloque todos na mesma página e se faça entender de forma concisa.

Não se preocupe se parecer que está falando sozinho

Estamos falando de comunicação assíncrona, mas isso vale também para quando estamos trabalhando ao mesmo tempo. As pessoas podem ler, mas nem sempre precisam responder na hora. Pode parecer estranho, mas é quase chegar ao ponto de estar falando sozinho.

Todos podem ter a escolha de não responder ou de fazer isso mais tarde. A não-resposta pode também significar que se sentem informados e satisfeitos sobre seu status. E a informação ainda pode ser útil inclusive para outras equipes que se interessem em ficar por dentro daquele projeto.

Economize o tempo das pessoas

Ok, precisamos escrever de uma maneira que a informação seja entendida de forma completa e livre de interpretações. Mas como fazer isso sem exigir que alguém leia textos enormes e cansativos?

Uma boa prática para reduzir a obrigatoriedade da leitura de um texto enorme é o chamado “TL;DR” (Too long, didn’t read). Consiste em um resumo em tópicos, que traz todos os pontos de destaque sobre a informação que está sendo passada, de forma que apenas lendo os tópicos qualquer pessoa entenda o contexto. A comunicação excessiva, livre de dúvidas, também irá ajudar no melhor gerenciamento do seu tempo.

Foque nas discussões que levem a decisões práticas

Sabemos como é difícil tomar decisões importantes através de texto. A cada resposta a discussão pode ir se prolongando a ponto de fugir do foco, causando uma sensação de improdutividade. A questão aqui é buscar soluções de forma prática transformando decisões em próximos passos acionáveis.

Incentive uma cultura que valoriza o feedback

Podemos dizer que o feedback é uma das habilidades mais importantes de comunicação. É uma oportunidade que temos de melhorar e ajudar as pessoas no difícil exercício de autoconhecimento. Por isso, enxergamos feedbacks como presentes.

Porém, fornecer feedbacks através de texto nos coloca em uma situação delicada. Os conceitos da CNV (Comunicação-Não-Violenta) nos ajudam a criar condições para construir uma comunicação clara e empática, baseada em sentimentos e valores que mantêm uma comunicação honesta e respeitosa.

Não trabalhe remotamente por Email ou WhatsApp

O objetivo desse post não é aprofundar em ferramentas, mas cabe esse disclaimer. E-mails definitivamente não são uma forma eficiente de fazer o trabalho assíncrono acontecer. Evite utilizar ferramentas de comunicação que dificultam que a informação esteja disponível e com fácil acesso a qualquer momento. No WhatsApp é a mesma coisa, encontrar um feedback importante de alguém em um histórico de áudios definitivamente não será uma boa ideia.

É importante saber que ter uma boa relação com o time distribuído é uma responsabilidade de todos. Exercitar a conexão entre as pessoas cria um sentimento de pertencimento a algo maior, impacta na produtividade e nos relacionamentos.

A partir de cuidados básicos na forma como nos comunicamos inspiramos as pessoas a fazer sempre o melhor, criando um ambiente de confiança e tranquilidade em torno do trabalho.

E você, tem algum desafio na comunicação por texto com a sua equipe? Conta pra gente, vamos curtir trocar essa ideia. ;)