3 passos para conduzir reuniões diárias com o time distribuído

Falar sobre trabalho remoto implica em, necessariamente, colocar a confiança em primeiro lugar e digo isso com a convicção de alguém que já está há um bom tempo trabalhando neste formato. Liberdade com responsabilidade é um dos maiores segredos dessa prática e quando não estamos no mesmo espaço físico que a equipe, o jeito é demonstrar a evolução e o progresso através das entregas. Por aqui, uma das maneiras mais eficazes que encontramos de fazer isso é sendo transparente e adotando o hábito de realizar reuniões objetivas diariamente. 

Organizando esses encontros fica muito mais simples de alinhar expectativas e o acompanhamento dos objetivos da semana. Além disso, ajuda a termos uma visão geral se estamos caminhando na direção certa, se precisamos fazer algum ajuste na rota e sanar qualquer bloqueio que alguém do time possa estar tendo em alguma tarefa. Porém, como qualquer outra prática remota, exige alguns preparos. Listo aqui alguns dos pontos mais importantes: 

1. Como convidar para uma reunião de alinhamento?

Especificar um horário fixo para uma reunião diária é o primeiro passo. Essa também é uma ótima maneira de criar o sentimento de pertencimento dos membros do time, reduzir os riscos de desalinhamentos e tomar decisões com mais objetividade e agilidade. 

2. E o encontro diário? Como acontece?

Neste momento é essencial ser específico delimitando o tema da conversa para focar nos objetivos e prioridades. Quando não pré determinamos o que será abordado corremos o risco de ter uma reunião desestruturada, trocar o assunto e demorar muito mais que o necessário. O ideal é que essa reunião não ultrapasse 30 minutos.

Uma boa estrutura para essa reunião é definir um tempo estipulado para cada um responder 3 perguntas:

- Qual foi o seu progresso até agora?
- Quais são os seus próximos passos?
- Está com alguma coisa te bloqueando (precisa de feedback, aprovação, problemas técnicos, etc..)?

3. Estipule combinados

Esses combinados entre o time servem para que cada integrante saiba o que é esperado dele e funciona como uma divisão de tarefas que pode contemplar entregas diárias, semanais ou mensais. 

Liderando projetos remotamente acabei incorporando outros aprendizados - além desses que acabei de citar por aqui. Vale sempre lembrar que menos é mais e reuniões com grupos menores e de menor duração são muito mais produtivas. Para fazer isso acontecer, é preciso também escolher um tópico por vez para gerar profundidade e não tratar de assuntos tão abrangentes. 

Ainda falando sobre comunicação, que é uma das grandes questões do trabalho remoto, aproveito para compartilhar por aqui o Guia de Comunicação Interna de uma empresa que admiramos muito, o Basecamp. O conteúdo está em inglês, mas vale a pena colocar no Google Tradutor. Clique aqui e acesse

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