10 formas de implementar o trabalho remoto sem sair do escritório

Quando falamos em trabalho remoto, naturalmente associamos à trabalhar de casa, fazer home office, ou algo do tipo. O que não se enxerga é que isso é apenas a ponta do iceberg.

Ser officeless e trabalhar com uma equipe distribuída é adotar umas série de hábitos, práticas, processos e ferramentas que contribuem para a comunicação, ajudam dar visibilidade ao progresso dos projetos e impactam a produtividade individual.

A boa notícia é que, mesmo se trabalhar remotamente não é a sua realidade atualmente, essas práticas podem ajudar muito a criar equipes mais produtivas e conectadas, no próprio contexto do trabalho presencial.

1- Use a comunicação assíncrona

Quem nunca passou por aquele momento em que você está super concentrado em alguma atividade, e vem aquela pessoa te cutucando para pedir alguma informação, perguntar sobre um projeto ou apenas para puxar conversa?

Vivemos tempos de imediatismo e a comunicação instantânea pode não ser tão aliada à nossa produtividade.

Se comunicar de forma assíncrona é respeitar o tempo de cada um. Por incrível que pareça, se comunicando até em excesso. A conversa fica disponível para que a pessoa possa interagir naquilo quando for o melhor momento.

2- Faça checkpoints frequentes

Quer dizer então que só vou falar sobre os projetos através de mensagens e vídeos? Na verdade não. É super importante fazer alinhamentos frequentes sobre o que está acontecendo no projeto.

Saber o que está na mão de cada um, e principalmente o que está impedindo que o trabalho prossiga. Lembre-se, reuniões curtas, objetivas e sempre com um foco muito bem definido. Nada de cair de paraquedas em uma reunião sem ter se preparado para ela.

3- Não utilize email para comunicação do time

Faz mais de cinco anos que não utilizamos email para comunicação interna da equipe. E-mails definitivamente não são amigáveis para concentrar e deixar de forma disponível e acessível o contexto, nem para acompanhar a discussão de forma estruturada e ordenada. É muito comum que a conversa desvie em algum momento. Se alguém não está devidamente copiado, já causa uma série de ruídos e interrupções na comunicação.

Utilize uma ferramenta que permita deixar disponível e estruturada uma discussão para que qualquer um que chegue, mesmo sem ter participado, entenda de onde iniciou e como prosseguiu o assunto. Por aqui amamos o Basecamp.

4- Trabalhe com equipes enxutas

Quanto mais pessoas em uma equipe ou projeto, mais complexidade na comunicação. Uma ótima prática é quebrar em times menores, mantendo poucas pessoas trabalhando de perto e altamente alinhadas.

À medida que o projeto vai evoluindo, o progresso vai sendo disponibilizado para os outros times em forma de updates. Dessa forma a gente ganha em agilidade e objetividade na tomada de decisões.

5- Monte um escritório na nuvem

Vale o mesmo princípio de ter as informações atualizadas, contextualizadas e disponíveis. É aqui que a mágica acontece. A abordagem conhecida como “Remote First”, é utilizada para que a empresa funcione normalmente independente de onde as pessoas estejam.

Tudo fica armazenado na nuvem.

Com os fluxos e processos de trabalho concentrados no ambiente virtual, passa a ser uma questão de escolha de onde cada um vai trabalhar.

6- Abandone o microgerenciamento

Uma vez que os combinados estão estipulados, crie processos para ver o progresso do trabalho, e não as pessoas. Cada um da equipe deve ter a auto responsabilidade de cumprir os seus compromissos, independente de como, quando, ou de onde será feito.

Se alguém está assistindo um vídeo no Youtube no horário de trabalho, isso não deveria ser um motivo de desconforto. O que importa é o resultado do trabalho, e o impacto que as entregas têm dentro dos objetivos maiores.

7- Utilize ferramentas de colaboração online

É ótimo poder fazer sessões de co-criação, encher a parece de post-its, gerar ideias em grupo. O trabalho colaborativo é incrível e é dessa inteligência coletiva que surgem grandes soluções.

Transportando isso para o ambiente online, é possível ter tudo documentado eternamente para consultas posteriores, para o envolvimento de outras pessoas, e principalmente para dar prosseguimento ao que foi feito naquela sessão. Vale também para o caso de revisão de textos, trabalho de design e várias outras atividades.

8- Respeite os horários de cada pessoa da equipe

Apesar de estarmos, principalmente no ambiente de trabalho presencial, condicionados a cumprir o horário “comercial”, hoje já sabemos que as pessoas são diferentes.

Cada pessoa tem um contexto de vida, uma rotina específica e seus próprios hábitos.

Considerar isso é permitir que as pessoas sejam mais felizes, e que tenham a liberdade pra ter o controle sobre a sua própria rotina. Isso resulta em uma produtividade maior e menos forçada. O que vale no final é o resultado do que foi planejado e combinado.

9- Só convoque reuniões realmente necessárias

Uma reunião de 1 hora com 6 pessoas, são na verdade 6 horas gastas. Economize o tempo das pessoas. Utilize formas de comunicação que permitem que as questões sejam discutidas de uma forma mais assíncrona.

Ninguém gosta de reuniões improdutivas, então manter uma comunicação frequente e alinhada com a equipe vai dispensar a necessidade de tantos encontros. Caso precise de uma reunião, assegure-se de estar convidando apenas as pessoas que são necessárias, tenha um objetivo claro e estabeleça os horários das atividades.

10- Incentive a autogestão

Experimente dar liberdade para que as pessoas explorem o máximo do seu potencial da forma que quiserem. Dê autonomia e flexibilidade para que isso seja possível. Lance desafios ao invés de delegar tarefas. As pessoas têm mais motivação para participar de algo que elas mesmas constróem.

A autonomia só funciona acompanhada de muito alinhamento, para que a gente de fato esteja caminhando para uma mesma direção.

Ser officeless pode ser uma questão de escolha

Todas essas práticas são inerentes ao trabalho remoto, mas é visível o benefício que equipes presenciais podem ter se apropriando dessa forma de se relacionar com o trabalho. Uma vez que isso está estabelecido, não terá o menor problema o dia que alguém por algum motivo não puder estar no escritório.

O ambiente se torna mais dinâmico a medida que o escritório não termina nos limites daquela parede, mas já ganhou uma dimensão atemporal e não-geográfica.

Seguindo essas práticas é bem provável que você e sua equipe já estarão trabalhando remotamente, mas sem sair do escritório. Mergulhar no mundo distribuído será apenas uma questão de opção.